Blogi
Tehdään se toisin! Loikka työterveyden toimintasuunnitelmasta työpaikan työterveyssuunnitelmaan: Case IKEA
Asiakaslähtöisyyttä tosuun
Työterveyshuollon toimintasuunnitelman eli tuttavallisemmin tosun uudistamistarve on syntynyt yritysten tuskastumisesta nykyiseen suunnitelmaan. Turhaumia ovat aiheuttaneet sekä massiiviset ja jäykät suunnitelmapohjat että suunnittelun prosessi. Halusimme lähteä ravistelemaan tuota yhtälöä ja kääntämään sitä työterveyslähtöisestä asiakaslähtöiseksi.
Tosun kipupisteitä
- Suunnittelun pohjat ja työkalut: Kankeisiin, pitkiin ja vaikeaselkoisiin lomakkeisiin on ympätty työterveyshuollon termejä, myynnillisiä palvelukuvauksia ja vakiomuotoista ”fraasitekstiä” yhdistettynä lakitekstiin ja Kela-kieleen.
- Yrityksen asettamat tavoitteet ja tarpeet katoavat tämän vyörytyksen alle ja niiden painoarvo jää vähäiseksi sekä dokumentissa että toiminnan suunnittelussa.
- Tavoitteet ja toimenpiteet jäävät irrallisiksi saarekkeiksi suunnitelmassa. Ne mainitaan, mutta niillä ei ole vaikutusta suunnitelman sisältöön.
- Konkreetit toimenpiteet puuttuvat suunnitelmista ja toimenpiteiden kuvaukset esitetään passiivissa: ”seurataan”, ”toteutetaan”, ”pidetään yhteyttä” ja ”kehitetään”.
- Mittareita ei mietitä aidosti tavoitteiden pohjalta, eikä tarkkoja tavoitetasoja määritellä.
- Suunnitelman toteutumista on vaikea seurata ja vaikuttavuuden arviointia mahdotonta tehdä täsmällisten tavoitteiden ja mittareiden puuttuessa.
- Kustannus-/investointinäkökulma jää suunnittelussa katveeseen.
- Suunnittelun jähmeys ja vaikeaselkoisuus houkuttelee pahimmassa tapauksessa copypastaamaan tosun edelliseltä vuodelta.
Tavoitteena aito työpaikan työterveyssuunnitelma IKEA Oy:lle
Termin ”työpaikan työterveyssuunnitelma” muistan kuulleeni ensi kerran Kari-Pekka Martimon käytössä. Sen ytimessä on ajatus, että suunnitelma tehdään lähtökohtaisesti työpaikkaa, ei työterveyttä varten. Pohjana on yrityksen tekemät tarpeet ja valinnat työkyvyn kehittämisen painopisteistä, joiden määrittely tapahtuu tarkan tilannekuvan, tiedon ja analyysin pohjalta. Valitut painopisteet ja niihin pohjautuvat selkeät tavoitteet ovat työterveysjuonen punainen lanka ja kruununjalokivi.
Toimintasuunnitelman kipupisteiden takia lähdimme kokeilemaan IKEA Oy:n kanssa suunnitelman tekoa prosessina, jossa suunnittelun veturina ja omistajana on työpaikka itse.
Työpaikan toimenpiteet
Tavoitteiden ympärille lähdettiin rakentamaan IKEA Oy:n kanssa työpaikan omia toimenpiteitä. Tämä oli tärkein vaihe suunnitelmasta ja määritteli työkykyjohtamisen sisäpelin sekä konkreetit teot.
Työpaikan toimenpiteet voivat olla johdon, esihenkilöiden, HR:n, työsuojelun tai henkilöstön toteuttamaa tavoitteiden suuntaan vievää tekemistä. Työpaikan omat toimenpiteet kirjataan työterveyssuunnitelmaan, mikä on täysin uutta verrattuna perinteiseen tosuun, johon kirjataan vain työterveyden toimenpiteet.
Jos meidän tavoitteena on esimerkiksi pitkien poissaolojen vähentäminen ja lyhentäminen, on keskeistä määritellä, mitä me teemme organisaation sisällä.
Miten esihenkilöt ja HR voivat olla tukena ja mikä rooli työsuojelulla on? Miten tavoite näkyy johdon agendalla ja onko meillä riittävää osaamista? Entä miten toimintamallejamme pitäisi tuoreuttaa ja tehostaa, jotta tavoitteeseen päästään? Voisiko eläkeyhtiökin tulla avuksi omalla panoksellaan?
Työterveyshuollon toimenpiteet
Kun IKEA Oy:n omat toimenpiteet oli määritelty tavoitekohtaisesti, työskentelyyn liittyi työterveyshuolto, joka otettiin mukaan prosessiin osallistavan työpajan kautta.
Työpaikan toimenpiteiden rinnalle lähdettiin kokoamaan työterveyshuollon toimenpiteitä. Suunnittelun tavoitteena oli pysyä koko ajan tekemisen tasolla: Kuka tekee, mitä tekee, miksi tekee, milloin tekee ja millä mitataan onnistumista? Samalla päästiin tehostamaan ja järkevöittämään perusprosesseja esim. työpaikkaselvitykset, terveystarkastukset, sairaanhoidon käytännöt ja varhaisen tuen toiminta työterveydessä.
Työterveyshuollon toiminta uutetaan ja suodatetaan yrityksen tavoitteiden läpi: Jos tavoitteena olisi esimerkiksi mielenterveyden häiriöiden varhaisempi tunnistaminen ja tuki, minkä on muututtava työterveyshuollon perusprosesseissa, jotta ne tukevat tätä tavoitetta?
Tällaisella ajattelulla voi olla vaikutusta esimerkiksi työpaikkaselvityksiin, terveystarkastuksin, neuvontaan ja ohjaukseen, sairaanhoidon käytäntöihin, palvelukanaviin ja työterveyshuollon työkaluihin esim. tekoälyyn tuunattavat huolirajat mielenterveyden käyntisyille.
Työterveyshuollon toimintamallien yhdistäminen yrityksen tavoitteisiin voi muuttaa myös sairauspoissaolojen seurantaa, työterveysneuvottelujen käyttöä sekä yhteydenottoja ja aloitteellisuutta esihenkilöiden suuntaan. Toimenpiteet kirjataan yksityiskohtaisesti suunnitelmaan, jolloin niiden seuranta helpottuu ja toiminnan läpinäkyvyys lisääntyy.
Yhteistyön ohjaaminen ja seuranta
Edistystä on pystyttävä mittaamaan. Toimenpiteiden suunnittelua seuraa toiminnan mittarointi prosessimittareilla, joiden rinnalle määritetään tulosmittareita (esim. seuraukset ja päätemittarit). Näistä muodostuu oma ohjaustaulu sekä HR:n ja johdon tarpeisiin että työterveyden ohjausryhmien työkaluksi.
Prosessin innoittamana lähdimme testaamaan IKEA Oy:n kanssa työpaikan työterveyssuunnitelmadokumentin kirjaamista uuteen formaattiin, joka on selkeästi lyhempi ja kompaktimpi kuin palveluntuottajien suunnitelmapohjat.
Tavoitteena oli, että HR ja esihenkilöt saisivat suunnitelmasta käyttöversion, joka kokoaa konkreettisesti työterveyden yhteistyön. Suunnitelmasta tulisi aito työkalu, jossa ei ole mitään ylimääräistä, vaan ainoastaan kaikki tarpeellinen yhteistyön ohjaamiseen ja seurantaan.
Kelan suunnasta tosu-dokumenttiin kohdistuu tiettyjä vaatimuksia, jotka huomioidaan sitä laadittaessa, mutta mikään taho ei pakota käyttämään palveluntuottajien omia suunnittelupohjia. Suunnitelma voi olla yrityksen näköinen! Toimintasuunnitelman pitäisi olla ennen kaikkea ymmärrettävä ja käytettävä, jolloin se palvelee yrityksen työkykyjohtamista arjessa.
