KOHO Consulting auttoi S-ryhmää toteuttamaan laajan työterveystoimijoiden kilpailutuksen. Tavoitteena oli varmistaa, että työterveysyhteistyön sisältö vastaa S-ryhmän yritysten nykyistä tarvetta ja auttaa tukemaan työntekijöiden kestävää hyvinvointia muuttuvassa maailmantilanteessa.
19 alueosuuskaupasta sekä SOK-yhtymästä muodostuva S-ryhmä on suomalainen kaupparyhmä, joka tarjoaa mm. marketkaupan, tavaratalo- ja erikoisliikekaupan, liikennemyymälä- ja polttonestekaupan, matkailu- ja ravitsemiskaupan sekä rautakaupan palveluita.
Keväällä 2022 S-ryhmä lähti kilpailuttamaan työterveystoimijoita, sillä useamman vuoden sopimuskauden jälkeen työterveyshuollon palvelukokonaisuus kaipasi kunnollista tarkastelua. Osaltaan tarvetta lisäsi muuttunut maailmantilanne, joka oli synnyttänyt erilaisia painotuksia ja vaatimuksia työterveyshuollon palveluille.
“Henkilöstön saatavuuden ja pysyvyyden näkökulma on noussut entistä vahvemmin esiin työmarkkinoilla. Kilpailutuksen tavoitteena oli varmistaa, että henkilöstömme saa riittävästi tukea voidakseen hyvin ja jaksaakseen työssä pitkään. Samalla pyrimme ennaltaehkäisemään sairauspoissaolo-, työeläke- ja tapaturmariskejä”, kertoo HR-asiantuntija Matti Räsänen, SOK Henkilöstötoiminnot.
“Henkilöstön saatavuuden ja pysyvyyden näkökulma on noussut entistä vahvemmin esiin työmarkkinoilla. Kilpailutuksen tavoitteena oli varmistaa, että henkilöstömme saa riittävästi tukea voidakseen hyvin ja jaksaakseen työssä pitkään. Samalla pyrimme ennaltaehkäisemään sairauspoissaolo-, työeläke- ja tapaturmariskejä”, kertoo HR-asiantuntija Matti Räsänen, SOK Henkilöstötoiminnot.Laajaan, 40 000 työntekijää koskevaan kilpailutukseen tarvittiin kumppaniksi toimija, joka pystyisi tuomaan ulkopuolista näkökulmaa S-ryhmien omien ajatusten rinnalle sekä tukemaan prosessia omalla kokemuksellaan ja työpanoksellaan. KOHO Consulting vakuutti asenteellaan ja osaamisellaan.
“Kumppanikartoituksessa totesimme, että KOHO:n Tiina Kestin ja Esko Piiraisen monipuolinen työkykyjohtamisen osaaminen kohtaa parhaiten tarpeemme. Tarvitsimme ennen kaikkea käsiparin auttamaan työläässä projektissa ja muodostamaan näkemyksen siitä, millaiset työterveyspalvelut ovat meille tarkoituksenmukaisia”, Räsänen kertoo.
Yhteiset pelisäännöt, riittävästi liikkumavaraa
KOHO auttoi toteuttamaan alkukartoituksen, jossa haastateltiin S-ryhmän yrityksiä niiden työterveyshuollon tarpeista. Lisäksi KOHO haastatteli perusteellisesti kaikki toimijat selvittääkseen, miten niiden toimintamallit ja palvelut tukevat juuri S-ryhmän tarpeita. Haastatteluiden pohjalta KOHO:n ja S-ryhmän edustajista muodostetun työryhmän yhteistyöllä kasattiin tarjouspyyntö, jolla työterveystoimijoita lähestyttiin.
Esikartoitusvaiheessa nousivat esiin S-ryhmän yritysten erilaiset tarpeet ja käytännöt, jotka tuli ottaa huomioon tarjouspyynnön rakenteessa. Tarjouspyyntöön määriteltiin yhteinen pohjataso eli kaikille osuuskaupoille sopiva palvelupaketti. Tämän päälle luotiin moduulirakenne palveluista, joita on mahdollista liittää palvelukokonaisuuteen. Näin voitiin luoda yhteinen rakenne palveluille, mutta kuitenkin mahdollistaa riittävästi yrityskohtaista liikkumavaraa.
Toimittajille annettiin mahdollisuus esittää kysymyksiä tarjouspyyntöihin liittyen, jotta tarjouksista saataisiin mahdollisimman hyvin S-ryhmän tarpeita vastaavia. KOHO oli mukana paitsi vastaamassa toimittajien kysymyksiin myös käymässä läpi vastaanotettuja tarjouksia.
“KOHO tehosti päätöksentekoamme merkittävästi tuottamalla toimittajavertailun, jossa huomioitiin sekä hinta että laadulliset tekijät. Tämän pohjalta meidän on ollut helppo lähteä viemään prosessia loppuvaiheeseen. Toimittajavertailun päätteeksi KOHO päivitti puite- ja toimitussopimusten pohjat, millä varmistettiin, että sopimukset vastaavat tarjouspyyntöjen sisältöä. Ilman Tiinan ja Eskon panosta emme olisi mitenkään selvinneet”, Räsänen toteaa.
Räsänen kiittelee sujuvaa yhteistyötä, joka mahdollisti kilpailutusprosessin määrittelyn ja toteutuksen tavoitteiden mukaisesti.
“Yhteistyö KOHO:n kanssa on ollut välitöntä ja suoraa, ilman turhia muodollisuuksia. Vaativasta ja monimutkaisesta aihealueesta huolimatta olemme saaneet nauraa paljon. Voin ehdottomasti suositella KOHO:a muillekin kumppanina”, Räsänen toteaa.
